Your business, under control.

Die Startseite ist ein Raster aus Widgets, das jeder Nutzer per Drag-and-drop selbst anordnet. 45 Widget-Typen decken Verkauf, Finanzen, Lager, Aufgaben, Termine und Shops ab. Administratoren definieren je Rolle eine Standardansicht, die neue Nutzer automatisch erhalten. Kennzahlen mit Einkaufspreisen oder Kontoständen erscheinen nur, wenn die Rolle das Recht dafür hat.

Das Business-Cockpit unter „Statistiken“ zeigt 15 Kennzahlen – Umsatz netto, Rohertrag und Marge in Prozent, Auftragseingang, Anzahl Rechnungen, Ø Rechnungswert, Einkaufsvolumen, Neukunden, Angebotsquote, offene und überfällige Forderungen, Verbindlichkeiten, Forderungslaufzeit, Lagerwert und Retourenquote – jeweils mit prozentualer Veränderung zur Vorperiode. Dazu kommen 13 Auswertungen aus denselben Belegen, aus denen auch Rechnungen und Buchhaltung entstehen: Umsatz und Marge je Monat, Umsatz je Kanal, Warengruppe, Land, B2B/B2C, Zahlungsart und Wochentag, Top-10 Kunden und Artikel, Cashflow und Forderungsalter. Die Vergleichsseite kombiniert 13 Messgrößen wie Umsatz, Rohertrag, verkaufte Menge oder Retouren mit 21 Dimensionen bis zur einzelnen Variante, zum Mitarbeiter oder Lieferanten und exportiert das Ergebnis als CSV. Die Einkaufsempfehlung berechnet je Artikel aus dem Absatz der letzten drei Monate, dem Bestand und den offenen Bestellungen, wie lange der Vorrat reicht und welche Menge für Lieferzeit plus 30 Tage fehlt; ein Klick erzeugt daraus die Bestellung je Lieferant. Margen und Einkaufsvolumen erscheinen nur bei gesetztem Sonderrecht – serverseitig entfernt, nicht nur ausgeblendet.

Der Verkauf arbeitet mit einer durchgehenden Belegkette: Aus dem Angebot wird der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung, bei Bedarf Gutschrift oder Storno – jeder Schritt erbt Positionen, Kunde, Konditionen und Zuordnungen wie Betreuer oder Vertriebspartner. Festgeschriebene Belege sind unveränderlich, erhalten eine lückenlose Nummer aus dem jeweiligen Nummernkreis und landen mit Prüfsumme im Archiv. Textbausteine, Vorlagen und das zentrale Belegdesign sorgen dafür, dass jedes Dokument gleich aussieht, egal wer es erstellt. Belege erscheinen auf Wunsch in der Sprache des Kunden (Deutsch, Englisch, Russisch, Türkisch) und in Fremdwährung mit EZB-Tageskurs.

Wartungsvertrag monatlich, Hosting jährlich, Miete monatlich: Ein Abo ist eine Rechnungsvorlage mit Rhythmus, die credoox täglich prüft und bei Fälligkeit in eine Rechnung verwandelt – wahlweise als Entwurf mit Karte auf der Übersicht oder festgeschrieben und sofort per E-Mail an den Kunden. Abos lassen sich pausieren, fortsetzen und beenden; die Übersicht zeigt den wiederkehrenden Nettoumsatz je Monat und die nächsten Termine. Für größere Aufträge gibt es Abschlagsrechnungen, die die spätere Schlussrechnung automatisch verrechnet. Projekte bündeln Zeiten und Belege: Der Timer läuft direkt am Projekt, offene abrechenbare Stunden werden per Klick zum Rechnungsentwurf, den man vor dem Festschreiben noch anpasst.

Kunden und Lieferanten liegen in einer Kontaktdatei; nur der Name ist Pflicht, alles andere kann später kommen. Konditionen wie Zahlungsziel, Grundrabatt, Skonto, Kreditlimit und Preisliste werden an der Kundengruppe hinterlegt und vom Kontakt geerbt, solange dort nichts anderes steht. Daneben stehen alle Stammdaten für den Geschäftsverkehr: USt-IdNr, steuerliche Behandlung, Belegsprache, Währung, IBAN und SEPA-Mandat, DATEV-Konten, Leitweg- und Peppol-ID, GLN für EDI, EORI für Zoll. Die Dublettenprüfung warnt schon beim Anlegen und findet Doppelte über E-Mail, USt-IdNr, Telefon oder ähnlichen Namen mit PLZ; das Zusammenführen behält den ältesten Kontakt und hängt alle Belege um. Für die DSGVO gibt es die Datenauskunft nach Art. 15 als PDF oder JSON und die Anonymisierung nach Art. 17, bei der Belege mit ihrer damaligen Anschrift für die zehnjährige Aufbewahrung erhalten bleiben.

Die Pipeline braucht keine eigene Datenpflege: Jeder Kontakt mit Status „Interessent“ ist automatisch eine Karte, und seine festgeschriebenen Angebote hängen als Chancen daran – der erwartete Wert kommt aus den offenen Angeboten oder wird von Hand gesetzt. Karten wandern per Drag & Drop durch die Stufen; „Gewonnen“ setzt den Kontakt auf Aktiv, „Verloren“ auf Inaktiv und hält den Grund im Verlauf fest. Aus der Karte heraus entsteht das Angebot mit einem Klick, ebenso eine Wiedervorlage mit Datum, die bei Fälligkeit als Karte auf der Startseite des Zuständigen erscheint. Anfragen und Support laufen als Tickets mit Kategorie, Priorität und Zuständigem – die Antwort geht per Mail, der Kunde antwortet im Portal, interne Notizen bleiben unsichtbar.

Der Einsatzplan zeigt Woche oder Tag mit einer Spalte je Mitarbeiter; ein Einsatz trägt Kunde, Auftrag, Zeitfenster oder ganztägig, zugeteilte Mitarbeiter, Notiz für das Team und eine Checkliste. Die Einsatzadresse kommt automatisch aus dem Auftrag oder der Liefer- beziehungsweise Rechnungsadresse, Überschneidungen im Team werden sofort markiert, der Routenlink öffnet Google Maps. Auf Wunsch geht eine Bestätigung mit Kalenderdatei (ICS) an den Kunden, die Erinnerung am Vortag um 17 Uhr verschickt credoox von selbst. Unterwegs arbeitet das Team in „Meine Einsätze“ auf dem Handy: Status per Knopf, Navigation, Anruf, Checkliste, Fotos, Kundenunterschrift auf dem Display und Zeitbuchung auf das Projekt zum Auftrag – die Unterschrift landet als Anhang am Einsatz.

Vertriebspartner sind Kontakte oder Teammitglieder mit eigenen Codes: Ein Gutscheincode im Shop oder auf dem Beleg, eine bestehende Kundenbindung oder der Betreuer ordnet den Umsatz beim Festschreiben automatisch zu, die Quelle wird protokolliert und lässt sich bis zur Abrechnung noch umhängen. Provisionspläne liegen an Partnergruppen: Prozentsatz, Abweichungen je Warengruppe oder Kundengruppe, Festbeträge, Umsatzstaffeln, die rückwirkend für den ganzen Monat gelten, Kundenbindung und bis zu fünf Ebenen über die Sponsor-Kette. Eine Provision wird erst fällig, wenn die Rechnung bezahlt ist und die Wartefrist abgelaufen ist; Stornos, Gutschriften und Rücklastschriften erzeugen Gegenprovisionen, ein negativer Saldo wird vorgetragen. Der Abrechnungslauf erstellt je Partner eine Abrechnung mit PDF, auf Wunsch eine Gutschrift im Gutschriftverfahren mit korrekter Steuer (19 %, § 19 oder Reverse Charge) und die Position im SEPA-Zahlungslauf; im Partner-Portal sehen Partner ihre Kennzahlen, Provisionen mit Kunden nur als Initialen und ihre Abrechnungen.

Der Artikelstamm ist die eine Quelle für Shop, Belege, Lager und Einkauf. Artikel sind Ware, Dienstleistung oder Set; Varianten entstehen aus bis zu drei Merkmalen als Matrix mit eigener SKU und EAN. Sets berechnen ihren Bestand aus den Komponenten und buchen diese beim Verkauf ab; eine Stückliste am Artikel versorgt Fertigungsaufträge mit Materialverfügbarkeit und Stückkosten. Je Artikel sind mehrere Bezugsquellen mit Verpackungseinheit und Staffelpreisen hinterlegt, die der Bestellvorschlag nutzt. Die Preisfindung im Beleg folgt einer festen Reihenfolge: Kundenpreis, Kundengruppe, Preisliste, Warengruppen-Rabatt, Staffel, Standard.

Rückverfolgung wird je Artikel eingeschaltet: Seriennummer, Charge oder Charge mit MHD. Jede Einheit kennt ihre Herkunft (Wareneingang, Lieferant) und ihren Verbleib (Lieferschein, Kunde). Für verderbliche Ware gibt es Pflichtfelder beim Wareneingang, einen Verkaufsstopp für abgelaufene Chargen und einen FEFO-Vorschlag auf der Kommissionierseite. Lagerplätze werden als Serie angelegt (etwa R1-F1 bis F10); der Wareneingang schlägt den letzten Platz des Artikels vor, die Pickliste sortiert nach dem kürzesten Weg. Beim Kommissionieren und Packen werden Scans lokal gesammelt und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.

Eingangsbelege kommen per Foto, Upload oder automatisch aus einem Rechnungs-Postfach in den Belegeingang. Eine E-Rechnung wird exakt ausgelesen, jeder andere Beleg per KI – jedes Feld trägt einen Vertrauenswert, unsichere Werte sind gelb markiert. Die Kategorie mit dem passenden Konto (SKR03 oder SKR04) wird vorgeschlagen, eine Duplikatprüfung warnt bei doppelt eingereichten Rechnungen. Gebucht wird nichts ohne Sichtkontrolle: Erst „Übernehmen“ erzeugt die Eingangsrechnung mit angehängtem Beleg, das Festschreiben setzt den Status auf „Verbucht“. Liegt eine Bestellung vor, prüft der 3-Wege-Abgleich Menge und Preis gegen Bestellung und Wareneingang.

Die Finanzübersicht zeigt offene Forderungen und Verbindlichkeiten mit Fälligkeit, dazu Eingänge der letzten 30 Tage und den Bankstand. Eine Zahlung kann auf mehrere Rechnungen verteilt werden; Teilzahlungen führen zum Status „teilbezahlt“, der Restbetrag bleibt als offener Posten sichtbar. Skonto wird automatisch erkannt: Liegt die Zahlung innerhalb der Frist und entspricht dem Bruttobetrag abzüglich Skonto, bucht credoox die Differenz als Nachlass. Kunden mit offenen Posten erhalten auf Wunsch monatlich einen Kontoauszug per Mail – die freundliche Stufe vor der Mahnung.

Die Kasse läuft im Browser auf Tablet, PC oder Smartphone: Artikel scannen oder per Schnellwahl antippen, Betrag kassieren – fertig. Aus jedem Verkauf entstehen automatisch eine festgeschriebene Rechnung, die Zahlung und die Kassenbuchung; bei Barzahlung im Kassenbuch, bei Karte als Kartenzahlung, bei Gutschein als Guthabenbuchung. Wertgutscheine werden verkauft, geprüft und auch teilweise eingelöst. Die Cloud-TSE von fiskaly signiert jeden Bon; fällt sie aus, verlangt die Kasse einen Ausfallgrund, der auf dem Bon und im DSFinV-K-Export dokumentiert wird. Der Bon geht über PrintNode direkt auf den Bondrucker.

Das Mahnwesen arbeitet in drei Stufen mit einstellbaren Fristen, Gebühren, Verzugszinsen und Texten. Die Liste der überfälligen Rechnungen zeigt je Rechnung die nächste Stufe und ab wann sie fällig ist; Mahnschreiben werden als PDF erzeugt und mit einem Klick per Mail versendet, eine Mahnsperre am Kunden wird respektiert. Kunden mit Lastschriftmandat werden per SEPA-Lastschriftlauf (pain.008) eingezogen – Erst- und Folgelastschrift erkennt credoox automatisch, die Vorabankündigung steht auf der Rechnung. Kommt eine Rücklastschrift, erkennt der Bankimport sie, storniert die Zahlung, setzt die Rechnung wieder offen, legt eine Aufgabe an und erstellt auf Wunsch eine Gebührenrechnung.

Die Liquiditätsvorschau startet mit dem heutigen Stand aller Konten und rechnet 90 Tage voraus. Zuflüsse sind die offenen Rechnungen, terminiert nach dem tatsächlichen Zahlungsverhalten des jeweiligen Kunden; überfällige Posten werden vorsichtig in sieben Tagen angenommen und als unsicher markiert. Abflüsse sind offene Eingangsrechnungen, geplante Zahlungsläufe, wiederkehrende Kosten und das Plattform-Abo. Kennzahlen für 30, 60 und 90 Tage sowie der Tiefpunkt zeigen sofort, ob es eng wird; wird die Reserve unterschritten, erscheint eine Karte „Heute wichtig“. Steuern, Löhne und Kredite fließen ein, sobald sie als wiederkehrende Kosten gepflegt sind.

Der Fristenkalender legt die steuerlichen Standardfristen selbst an: Umsatzsteuer-Voranmeldung im eingestellten Rhythmus (mit oder ohne Dauerfristverlängerung), Zusammenfassende Meldung bei EU-Geschäft, OSS-Quartal, DATEV-Übergabe, Jahresinventur und Kassen-Jahresabschluss. Kleinunternehmer erhalten keine UStVA-Fristen. Eigene Fristen wie Gewerbesteuer-Vorauszahlungen kommen dazu. Erinnert wird als Karte „Heute wichtig“, per täglicher Mail im Vorlauf und über das Kalender-Abo mit Alarm. Wer eine Frist erledigt, bekommt die nächste automatisch fortgeschrieben. Die Fristen folgen Standardregeln ohne Feiertagsversatz – im Zweifel gilt ELSTER bzw. der Steuerberater.

Der DATEV-Export erzeugt den Buchungsstapel im EXTF-Format für Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Zahlungen, mit Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 und den Belegbildern als ZIP; über DATEV Unternehmen online gehen Rechnungen auch direkt nach Belege online. Der Steuerberater wird mit einem Klick eingeladen und arbeitet nur lesend; in seiner Übersicht sieht er alle Mandanten mit Monatsstatus, lädt die Exporte gesammelt herunter und stellt Rückfragen, die als Karte „Heute wichtig“ erscheinen. Für die Betriebsprüfung stehen das Beleg-Archiv mit Prüfsummen, die Datenträgerüberlassung nach GoBD (Z3) und die automatisch erzeugte Verfahrensdokumentation bereit.

Unter „Shops & Marktplätze“ werden 13 Shopsysteme und 8 Marktplätze mit Zugangsdaten verbunden; dazu kommen vier Produkt-Feeds als Token-URL für Preisvergleiche und Werbeplattformen. Der Abgleich holt neue Bestellungen als Aufträge, schützt vor Doppelimport und schreibt Bestände, Preise und Versandstatus zurück. Ein Status-Widget auf der Startseite zeigt je Kanal den letzten erfolgreichen Lauf. Alle Kanäle nutzen denselben Artikelstamm und dieselbe Belegkette wie der Direktverkauf.

Unter „Versand & Labels“ werden Versandkonten mit Standardprodukt, Standardgewicht und Labelformat angelegt. Das Label entsteht am Beleg, die Sendungsnummer wandert automatisch an Kunde und Verkaufskanal; die Packkontrolle per zweitem Scan verhindert falsche Artikel. Das Retourenportal ist öffentlich erreichbar und wird über die Einstellungen aktiviert: Rücksendefrist, kostenfreier Rückversand ab Bestellwert, Rücksendegründe und Text sind frei wählbar. Wareneingang und Gutschrift laufen danach wie bei jeder Retoure.

Die Ablage im Hauptmenü ersetzt den Netzwerkordner: Dateien liegen in verschachtelten Ordnern je Unternehmen (vorbelegt mit Verträge, Aufmaße, Fotos, Lieferanten, Steuer) und sind zusätzlich direkt mit einem Kunden oder Beleg verknüpft, sodass sie in der Kundenakte und am Beleg erscheinen. Beim Hochladen wird der Text aus PDF-, Text-, CSV- und XML-Dateien extrahiert; Bilder können optional von der KI beschrieben werden, damit auch ein Foto über seinen Inhalt gefunden wird. Die Suche arbeitet über Name, Schlagwörter und Inhalt in einem Feld. Hochladen per Drag-and-drop, Verschieben per Ziehen auf einen Ordner, Vorschau für Bilder und PDFs; der Speicherbalken zeigt den Verbrauch gegen das Paket-Limit. Festgeschriebene Belege liegen zusätzlich im GoBD-Beleg-Archiv mit Prüfsummen – die Ablage ist der Ort für alles andere.

Der Regel-Editor unter „Einstellungen → Regeln“ arbeitet nach dem Muster „Wenn Ereignis und alle Bedingungen zutreffen, dann Aktionen“: Neun Ereignisse stehen zur Wahl, Bedingungen prüfen Felder wie Betrag, Land des Kunden, Kanal, Zahlungsart oder Schlagwörter mit Operatoren von „gleich“ bis „in Liste“. Aktionen setzen oder entfernen Schlagwörter, legen eine Aufgabe als Karte „Heute wichtig“ mit Ampelfarbe an, schreiben E-Mails oder interne Notizen mit Platzhaltern, weisen einen Betreuer zu, setzen Liefer-, Rechnungs- oder Mahnsperre, fordern eine Freigabe an oder rufen einen Webhook – zum Beispiel „Rechnung über 5.000 € → Aufgabe für die Geschäftsführung“ oder „Bestellung aus AT → Schlagwort Österreich“. Vor dem Speichern lässt sich jede Regel gegen das letzte echte Ereignis testen; Zähler und letzter Fehler stehen an der Regel. Ausgehende Webhooks sind mit HMAC-SHA256 signiert, werden bei Fehlern fünfmal wiederholt (1 Minute bis 12 Stunden), im Zustellprotokoll angezeigt und nach 50 Fehlern automatisch abgeschaltet. Zwanzig Textbausteine – Einleitung und Schluss je Belegart, E-Mails für Belegversand, Nachfassen, Kontoauszug, Termine, Service und Anfragen – tragen Platzhalter wie Anrede, Belegnummer, Datum und Firma und erscheinen in der Belegsprache des Kunden.

Der Katalog unter „Einstellungen → Anbindungen“ umfasst 40 Dienste in sieben Gruppen; der Admin hinterlegt die eigenen Zugangsdaten, prüft die Verbindung per Knopf und sieht das Protokoll jedes Laufs. Bank und Zahlungsdienste liefern Umsätze für den täglichen Bankabgleich – Konten von Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, ING oder N26 per PSD2, dazu Qonto, PayPal, Stripe, Mollie, Klarna, Amazon Pay und Shopify Payments. Buchhaltungsanbindungen übertragen jede festgeschriebene Rechnung und Gutschrift mit PDF an Lexware Office, sevDesk, FastBill, BuchhaltungsButler oder WISO MeinBüro, an DATEV Unternehmen online als ZUGFeRD-PDF oder monatlich als DATEV-Paket per E-Mail an den Steuerberater; Peppol stellt XRechnungen an Behörden zu, und ein IMAP-Postfach holt Eingangsrechnungen alle 15 Minuten in „Belege erfassen“. HubSpot und Pipedrive erhalten Kunden und gewonnene Aufträge, Brevo, Mailchimp und CleverReach nur Kontakte mit Einwilligung; Telefonie mit sipgate oder Placetel wählt aus dem Kontakt heraus und erkennt Anrufer. Slack und Teams melden Bestellungen, Zahlungen, Sendungen und Bestandswarnungen, Beleg-PDFs landen automatisch in Dropbox, Google Drive, OneDrive/SharePoint oder einem WebDAV-Ordner, PrintNode druckt Labels und Kassenbons direkt im Lager, SumUp-Terminal und fiskaly-TSE gehören zur Kasse, und Fulfillment läuft über byrd, Everstox, Warehousing1, Quivo oder Amazon MCF.

Unter „Einstellungen → Design & Logo“ wird das Erscheinungsbild einmal festgelegt und gilt danach für die Oberfläche, alle Beleg-PDFs, E-Mails an Kunden mit Absendername und Logo, das Kundenportal und die Anmeldeseite. Einstellbar sind helles und dunkles Logo, Favicon für Browser-Tab und Handy-Startbildschirm, Haupt- und Akzentfarbe, Farbschema, Schrift und Schriftgröße für Oberfläche und PDF, Dichte und Eckenradius sowie das Beleglayout mit Logoposition, Farblinie, Tabellenkopf, Bankverbindung als Kasten, Unterschriftenzeile, Schlusstext und Zusatzzeile in der Fußzeile; Positionsnummern, Artikelnummern, Kunden-Artikelnummern, EAN und Einheit lassen sich ein- oder ausblenden. Wer vorhandenes Briefpapier nutzt, lädt eine A4-PDF hoch – Kopf und Fuß kommen dann vom Papier, der obere Rand wird automatisch angepasst. Änderungen sind sofort live in der Oberfläche und in einer echten PDF-Vorschau des letzten Belegs zu sehen, gespeichert wird erst mit „Speichern“. Unter „Daten & Domain“ wird eine eigene Adresse wie wawi.firma.de per CNAME eingetragen, per Knopf geprüft und mit SSL-Zertifikat freigeschaltet; Belege erscheinen je Kunde in dessen Belegsprache (Deutsch, Englisch, Russisch, Türkisch), und der Hinweis „Erstellt mit credoox“ lässt sich ab Paket Pro ausblenden.